Verbeter de balans: geheimhouding versus democratie
De rekenkamer Lelystad heeft een onderzoek uitgevoerd naar de geheimhoudingspraktijk binnen de gemeente Lelystad in de periode 2018-2022. Uit het onderzoek blijkt dat geheimhouding in de gemeente Lelystad uiteenlopende gevolgen heeft voor het democratische proces; geheimhouding kan soms voor verstoring zorgen, maar kan ook bijdragen aan een effectievere uitoefening van de rol van de Lelystadse raad.
Geheimhouding en de gevolgen voor het democratisch proces
Over het algemeen zijn betrokkenen, waaronder raadsleden, wethouders en ambtenaren, tevreden over de geheimhoudingspraktijk in Lelystad. Lelystadse raadsleden ervaren weinig hinder en geheimhouding wordt slechts beperkt toegepast, gemiddeld op ongeveer tien dossiers per jaar. De gebruikte gronden en motiveringen lijken voornamelijk in lijn te zijn met wet- en regelgeving, wat wijst op een overwegend rechtmatig en proportioneel geheimhoudingsbeleid. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat de geheimhoudingspraktijk in de gemeente Lelystad kwetsbaar is. In de periode tussen 2018 en 2022 kan dit mogelijk het democratische proces hebben belemmerd. Raadsleden kregen vaak onvoldoende informatie om geheimhoudingsbesluiten adequaat te beoordelen en er was beperkt zicht op welke stukken geheim werden gehouden. Het lekken van geheime informatie bemoeilijkte ook het democratische proces en vormde een risico voor de gemeente Lelystad. De exacte invloed op de taken van de raad en de implicaties voor de kwaliteit van het bestuur zijn echter niet nauwkeurig vast te stellen.
Uitdagingen en kwetsbaarheden in de Lelystadse geheimhoudingspraktijk
Het rekenkameronderzoek wijst uit dat geheimhouding in de gemeente Lelystad soms op volledige documenten wordt toegepast zonder de benodigde motivering. Complete documenten worden als geheim bestempeld en heroverweging van geheimhouding vindt zelden plaats. Een opvallende kwestie is het gebrek aan duidelijke werkinstructies voor de ambtelijke organisatie, wat mogelijk bijdraagt aan variatie in de kwaliteit van argumentaties en procedures. Het lijkt erop dat in veel gevallen eerst wordt besloten tot geheimhouding, waarna argumenten ter rechtvaardiging worden gezocht. Het onderzoek wijst verder op kennisverschillen onder ambtenaren met betrekking tot geheimhoudingsafspraken en wet- en regelgeving. Een gebrek aan een centraal register voor geheimhouding bemoeilijkt niet alleen de herleidbaarheid van geheime dossiers, maar beperkt ook de grip op geheimhouding. Een opvallend risico is het incidentele lekken van geheime informatie, zowel bewust als onbewust, wat het democratische proces kan verstoren en de positie van betrokkenen kan schaden.
Aanbevolen verbeteringen geheimhouding in de gemeente Lelystad
De rekenkamer Lelystad benadrukt in haar onderzoek dat het belangrijk is om de kwetsbaarheden aan te pakken om het democratische proces te versterken en het evenwicht tussen openbaarheid en geheimhouding te bewaken. Om de geheimhoudingspraktijk te verbeteren, beveelt de rekenkamer Lelystad aan de kennis van de raad van geheimhouding te vergroten door het opzetten van een leercyclus en periodieke besprekingen tussen college en raad te organiseren over het thema. Een andere aanbeveling is het bevorderen van de kennis van de ambtelijke staf via jaarlijkse workshops en het optimaliseren van het geheimhoudingsproces, inclusief het in werking stellen van een overzichtelijk register van geheime stukken.
- Omroep Flevoland: Lelystad moet beter motiveren waarom dossiers geheim moeten zijn
- Binnenlands Bestuur: Raadsleden vinden geheime stukken ‘vanzelfsprekend’
- Flevopost: Rekenkamer Lelystad signaleert losse omgang met geheimhouding op stadhuis
- Radio Lelystad: Rekenkamer: stadhuis is wat losjes met begrip 'geheim'
- Lelystad Nieuws: Balans geheimhouding versus democratie moet beter
